Sistem Penggajian Menggunakan Borlan Delphi7

HASIL PENELITIAN

4.1  Sistem Penggajian Karyawan SMA-SMK Yadika Bandar Lampung

Setelah melihat sistem kerja yang diterapkan di Pusat Pendidikan SMA-SMK Yadika Bandar Lampung, khususnya pada bagian penggajian karyawan  yang masih ditangani secara semi komputerisasi dengan menggunakan Microsoft Excel. Penggunaan Microsoft Excel sendiri memiliki kelemahan antara lain waktu yang digunakan untuk penginputan data lebih lama dan adanya kesulitan dalam pencarian data. Bagian penggajian memerlukan program aplikasi yang dirancang untuk menangani dan melengkapi sistem yang berjalan.

Selain itu, penggunaan sistem penggajian sangat bermanfaat bagi karyawan yang bertugas di bagian administrasi penggajian karena dapat memudahkan dalam penginputan data gaji karyawan. Di dalam sistem akan terdapat perhitungan gaji karyawan berdasarkan hari kerja, dan hutang karyawan. Semua transaksi yang berkaitan dengan penggajian akan diinputkan ke dalam aplikasi pemprograman yang ingin di kembangkan memakai Borlan Delphi7 .

4.2 Flowchart Sistem Penggajian dan Karyawan lama

Flowchart Sistem Penggajian karyawan lama pada Pusat Pendidikan SMA-SMK Yadika Bandar Lampung, terdapat bagian-bagian yang terkait dalam menangani pengolahan tersebut, antara lain :

1.    Bagian Kepegawain

Bagian kepegawain akan mengumpulkan data karyawan. Dokumen lembar kedua karyawan akan diberikan kebagian kasir, sedangkan dokumen asli akan diarsipkan permanen berdasarkan tanggal.

2.    Bagian Kasir

Di bagian kasir, data karyawan akan diinputkan ke komputer dan akan dibuat slip gaji karyawan. Slip gaji karyawan akan diberikan ke bagian kepala sekolah. Sedangkan kedua dokumen tersebut akan diarsipkan permanen berdasarkan tanggal. Bagian kasir setelah menerima slip gaji karyawan yang telah diotorisasi oleh kepala sekolah, akan dibuat form pengambilan slip gaji karyawan dan akan dicetak kedua form tersebut. Dokumen form pengambilan slip gaji karyawan akan digandakan, form pengambilan slip gaji karyawan yang asli akan diarsipkan setelah slip gaji karyawan dibagikan dan form pengambilan gaji ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan. Form pengambilan slip gaji karyawan lembar kedua akan diberikan ke bagian kepala sekolah.

 

3.    Kepala Sekolah

Di bagian Kepala Sekolah, slip gaji karyawan akan diotorisasi, setelah itu akan diberikan kembali ke bagian kasir. Setelah menerima form pengambilan slip gaji karyawan lembar ke dua maka akan diarsipkan permanen berdasarkan tanggal.

4.      Bagian Karyawan

Di bagian Karyawan, akan diinputkan data Karyawan dan akan tersimpan dalam data Karyawan, setelah itu akan dicetak data karyawan. Dokumen Karyawan akan diberikan ke bagian kepegawaian. Setelah menerima dokumen slip gaji instruktur maka akan diarsipkan permanen.

Flowchart sistem  penggajian karyawan lama dapat dilihat gambar 4.1 di

Bawah ini : 

 

 

 

Gambar 4.1 Flowchart Sistem Penggajian Karyawan Lama

 

1.3    Flowchart Sistem Penggajian Karyawan baru

Flowchart Sistem Penggajian karyawan baru pada SMA-SMK Yadika Bandar Lampung, terdapat bagian-bagian yang terkait dalam menangani pengolahan tersebut, antara lain :

1.      Bagian kepegawain

Di bagian kepegawain dokumen akan diinputkan dan data karyawan akan tersimpan dalam database karyawan. Setelah itu akan dicetak data karyawan. Dan akan tercetak dua rangkap dokumen data karyawan, setelah itu akan di inputkan data jabatan kedalam database jabatan, setelah itu akan di cetak data jabatan, dan tercetak dua rangkap dokumen data jabatan, dokumen asli data jabatan dan dokemen asli data karyawan, akan di arsipkan sementara berdasarkan tanggal, dokumen rangkap kedua data jabatan dan data karyawan akan di kirimkan kebagian Kasir. Dokumen transaksi penggajian yang di terima dari kasir akan di inputkan laporan penggajian dan akan tersimpan dalam database penggajian dan akan tercetak dua dokumen laporan penggajian, dokumen asli transaksi penggajian akan di arsipkan sementara berdasarkan tanggal, dokumen rangkap kedua transaksi penggajian akan di kirimkan ke pimpinan.

2.    Bagian Kasir

Di bagian kasir, dokumen rangkap kedua data jabatan dan data karyawan yang di terima dari kepegawain, akan di inputkan transaksi penggajian dan akan tersimpan dalam database transaksi penggajian yang akan di cetak dalam dua rangkap, rangkap pertama dan rangkap kedua di berikan kepada kepala sekolah. Dua rangkap dokumen transaksi penggajian yang telah di otorisasi oleh kepala sekolah, akan di inputkan selip gaji dan akan tersimpan dalam database selip gaji dan akan tercetak dua rangkap rangkap pertama di arsipkan berdasarkan tanggal, dan rangkap kedua dikirimkan ke bagian karyawan.

3.    Bagian Kepala Sekolah

Di bagian kepala sekolah, dua rangkap dokumen transaksi penggajian yang di terima dari kasir akan di lakukan pengecekan apabila sesuai maka dokumen akan di otorisasi dan di berikan kembali ke bagian kasir, jika tiak sesuai akan di berikan ke baigian kasir untuk di cek ulang, untuk di perbaiki.

4.      Bagian Karyawan

Di bagian Karyawan, bagian karyawan akan menerima selip gaji dari bagian kasir.

Flowchart sistem penggajian karyawan baru dapat dilihat pada gambar 4.2 di bawah ini :

 

Gambar 4.2 Flowchart Sistem Penggajian Karyawan Baru

 

4.4 Diagram Konteks Sistem Penggajian Karyawan

Di dalam diagram konteks, Sistem Akuntansi Penggajian Instruktur dan Karyawan memiliki tiga kesatuan luar (external entity) yaitu :

1.    External entity kepegawaian

Kepegawaian akan memberikan data jabatan dan data karyawan ke sistem, dan sistem akan memberikan laporan penggajian.

2.    External entity Kasir

Pada entitas kasir akan memberikan transaksi penggajian dan slip gaji karyawan ke sistem.

3.    External entity Kepala sekolah

Entitas  Kepala sekolah akan menerima laporan penggajian dari sistem.

4.    External entity Karyawan

Entitas karyawan akan menerima slip gaji dari sistem.

Diagram Konteks sistem penggajian karyawan dapat dilihat pada gambar 4.3 di bawah ini :

Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem Penggajian Karyawan

1.5    ERD Sistem Akuntansi Penggajian Instruktur dan Karyawan

Didalam ERD (Entity Relationship Diagram) sistem akuntansi penggajian instruktur dan karyawan, terdapat 6 entitas yaitu :

1.    Entitas Jabatan

2.    Entitas Karyawan

3.    Entitas Transaksi penggajian

4.    Entitas Slip Gaji

5.    Entitas Laporan Karyawan

6.    Entitas Laporan Penggajian

Gambar 4.4 ERD Sistem  Penggajian Karyawan

4.6 Relasi Antar Tabel Sistem Penggajian Karyawan

Pada Relasi Antar Tabel sistem penggajian karyawan terdapat 3 tabel yang saling berkaitan yaitu :

1.      Tabel jabatan

Dalam tabel jabatan terdapat field kode jabatan, nama jabatan, gapok yang berelasi ke tabeltransaksi penggajian.

2.      Tabel karyawan

Dalam tabel karyawan, terdapat field nip, nama karyawan, tgl lahir, alamat karyawan,jenis kelamin, agama, status, kasbon, nomor telpon, Pendidikan yang berelasi dengan tabel transaksi penggajian.

3.      Tabel Ttransaksi Penggajian

Dalam tabel Ttransaksi Penggajian terdapat field no transaksi, periode pembayaran, nip, nama karyawan, kode jabatan, jabatan, gapok, uang makan, PPH, THT, gaji kotor, tunjangan kesehatan, uang transport, simpanan koprasi, jasa koprasi, kasbon, sumbangan sosial, bon BPR, jamsostek, total gaji.

Pengembangan sistem yang akan dilakukan yaitu program aplikasi perangkat lunak (software) untuk pengolahan data karyawan dan penggajian berbasis database, dan diharapkan kelak dapat memenuhi kebutuhan pemakai sistem serta menghasilkan data gaji yang lebih akurat.

Relasi antar tabel sistem akuntansi penggajian karyawan dapat dilihat pada gambar 4.5 di bawah ini :

 

Gambar 4.5 Relasi antar tabel sistem penggajian karyawan

1.6.1   Spesifikasi File

Spesifikasi file merupakan rincian mengenai file yang ada dalam database dari sistem yang dibuat. Spesifikasi file dari pengolahan data penggajian karyawan pada SMA-SMK Yadika Bandar Lampung dapat dilihat pada tabel 4.1 - 4.3 di bawah ini :

1.    Nama File          :  tb_jabatan

Isi Data              :  Data jabatan

{@Kode_jabatan, nama_jabatan, gapok}

          Primary Key      : Kode_jabatan

          Foreign Key       : -

          Media                : Harddisk

          Struktur File      : -

Tabel 4.1 Spesifikasi tb_jabatan

No.	Field	Type	Size	Decimal	Description
1	Kode_jabatan	Text	10	-	-
2	Nama_jabatan	Text	10	-	-
3	gapok	Curency	30	-	-

    3.Nama File            :  tb_karyawan

Isi Data              :  Data karyawan

{@nip, nama_karyawan, tgl_lahir,  alamat, jenis_kelamin, agama, status, kasbon, no_telp, pendidikan}

          Primary Key      : nip

          Foreign Key       : -

          Media                : Harddisk

          Struktur File      : -

Tabel 4.2 Spesifikasi tbl_Karyawan

No.	Field	Type	Size	Decimal	Description
1	Nip	Text	6	-	-
2	Nama_karyawan	Text	50	-	-
3	Tgl_lahir	Date
4	Alamat	Text	65
5	Jenis _kelamin	Text	30	-	-
6	Agama	Text	10
7	Status	Text	10
8	Kasbon	Curency
9	No_telp	Text	12	-	-
10	Pendidikan	Text	20	-	-

4.  Nama File          :  tb_penggajian

Isi Data              :  Data Penggajian

{@no_transaksi, periode_pembayaran, nip, nama_karyawan, kode_jabatan, jabatan, gapok, uang_makan, PHP, THT, gaji_kotor, tunjangan_kesehatan, uang_transport, simpanan_koprasi, angsuran_koprasi, jasa_koprasi, kasbon, sumbangan_sosial, bon_BPR, jamsostek, total_gaji}

          Primary Key      : no_transaksi

          Foreign Key       : nip, kode_jabatan

          Media                : Harddisk

          Struktur File      : -

Tabel 4.3 Spesifikasi tb_penggajian

No.	Field	Type	Size	Decimal	Description
1	No_transaksi	Text	6	-	-
2	Periode_pembayaran	Date	-	-	-
3	Nip	Text	6	-	-
4	Nama_karyawan	Text	50	-	-
5	Kode_jabatan	Text	6	-	-
6	jabatan	Text	10	-	-
7	Gapok	Curency	-	-	-
8	Uang_makan	Curency	-	-	-
9	PHP	Curency	-	-	-
10	THT	Curency	-	-	-
11	Gaji_kotor	Curency	-	-	-
12	Tujangan_kesehatan	Curency	-	-	-
13	Uang_transport	Curency	-	-	-
14	Simpanan_koprasi	Curency	-	-	-
15	Angsuran_koprasi	Curency	-	-	-
16	Jasa_koprasi	Curency	-	-	-
17	Kasbon	Curency	-	-	-
18	Sumbangan_sosial	Curency	-	-	-
19	Bon_BPR	Curency	-	-	-
20	jamsostek	Curency	-	-	-
21	Total_gaji	Curency	-	-	-

4.7  Rancangan Program

4.7.1        Rancangan Form Login

Rancangan Form Login dapat dilihat pada gambar 4.6 di bawah ini:

 

Gambar 4.6 Rancangan Form Login

4.7.1        Rancangan Form Menu Utama

Rancangan Form Menu Utama dapat dilihat pada gambar 4.7 di bawah ini:

 

Gambar 4.7 Rancangan Form Menu Utama

4.7.1        Rancangan Form Jabatan

Rancangan Form Jabatan dapat dilihat pada gambar 4.8 di bawah ini:

Gambar 4.8 Rancangan Form Jabatan 

4.7.1        Rancangan Form Karyawan

Rancangan Form Karyawan dapat dilihat pada gambar 4.9 di bawah ini:

 

Gambar 4.9 Rancangan Form Karyawan

4.7.1        Rancangan Form Transaksi Penggajian Karyawan

Rancangan Form Transaksi Penggajian Karyawan dapat dilihat pada gambar 4.10 di bawah ini:

 

Gambar 4.10 Rancangan Form Transaksi Penggajian Karyawan

4.7  Rancangan Output

4.7.1        Rancangan Laporan Karyawan

Rancangan Laporan Karyawan  dapat dilihat pada gambar 4.11 di bawah ini:

 

Gambar 4.11 Rancangan Laporan Karyawan

4.7.1        Rancangan Laporan Penggajian Karyawan

Rancangan Laporan Penggajian Karyawan dapat dilihat pada gambar 4.12 di bawah ini:

 

Gambar 4.12 Rancangan Laporan Penggajian Karyawan

4.7.1        Rancangan Slip Gaji Karyawan

Rancangan Laporan slip gaji karyawan dapat dilihat pada gambar 4.13 di bawah ini:

Gambar 4.13 Rancangan Laporan Slip Gaji

4.7  Implementasi Program

4.7.1        Form Login

Form Login berfungsi untuk menjamin keamanan data sehingga data terjaga dengan baik. Untuk masuk ke menu selanjutnya, pengguna harus memasukkan password kemudian menekan tombol login. Form Login dapat dilihat pada gambar 4.15 di bawah ini:

Gambar 4.14  Form Login

4.7.1         Form Menu Utama

Form Menu Utama Pengolahan Data Gaji Karyawan pada SMA-SMK Yadika Bandar Lampung terdiri dari Data Karyawan, Data Jabatan, Data Transaksi Penggajian, Laporan Karyawan, Laporan Penggajian, Slip Gaji, Exit. Form Menu Utama dapat dilihat pada gambar 4.16 di bawah ini :

Gambar 4.16 Form Menu Utama

4.7.1        Form Jabatan

Form Jabatan berfungsi untuk menginputkan data-data Jabatan. Jika Ingin membuat data Jabatan baru maka pengguna harus menekan tombol Tambah dan melengkapi inputan yang ada, jika data tersebut ingin disimpan maka tekan tombol simpan,. Pengguna juga dapat menghapus data yg tidak perlu, Form Jabatan dapat dilihat pada gambar 4.17 di bawah ini:

Gambar 4.17 Form Siswa Kursus

4.7.1        Form Karyawan

Form Karyawan berfungsi untuk menginputkan data-data karyawan. Jika Ingin membuat data karyawan baru maka pengguna harus menekan tombol Tambah dan melengkapi inputan yang ada, jika data tersebut ingin disimpan maka tekan tombol simpan. Pengguna juga dapat menghapus data yg tidak perlu, serta mencetak data. Form Karyawan dapat dilihat pada gambar 4.18 di bawah ini:

Gambar 4.18 Form Karyawan

4.7.1        Form Transaksi Penggajian Karyawan

Form Transaksi Penggajian Karyawan berfungsi untuk melakukan transaksi penggajian karyawan berdasarkan gaji pokok. Jika ingin melakukan transaksi baru maka tekan tombol Tambah, jika ingin menyimpan data tekan tombol simpan, jika ingin mencetak transaksi tekan tombol cetak. Form Transaksi Penggajian Karyawan dapat dilihat pada gambar 4.19 di bawah ini:

Gambar 4.19 Form Transaksi Penggajian Karyawan

4.7  Output

4.7.1        Laporan Penggajian Karyawan

Laporan Penggajian Karyawan berfungsi untuk mengetahui semua transaksi penggajian karyawan yang akan diberikan ke Kepala Sekolah. Laporan Penggajian Karyawan dapat dilihat pada gambar 4.20 di bawah ini :

Gambar 4.20 Laporan Penggajian Karyawan

4.7.1        Form Pengambilan Slip Gaji Karyawan

Form Pengambilan Slip Gaji Karyawan berfungsi sebagai tanda terima pembayaran gaji karyawan. Form Pengambilan Slip Gaji Karyawan dapat dilihat pada gambar 4.21 di bawah ini :

Gambar 4.21 Form Pengambilan Slip Gaji Karyawan

 SEMOGA BERMANFAAT